在英国生活的人到大使馆申请护照或者签证,或者回到国内处理问题,很多都遇到过被要求提供文件公证的情况。这包括出具文件来证明自己的移民身份,婚姻状况,委托书,或者毕业证和成绩单的真实性等,可以说生活的方方面面都有可能涉及到文件公证的事情。因此,了解一下有关文件公证的一些基本知识,也许会对您的生活有所帮助。

为什么文件必须公证才可以使用?

按照道理来说,一个国家的文件必须要经过这个国家的专门的部门确定之后,才可以在另外一个国家或者地区使用。比如说一个人生活在英国,需要委托家中的兄弟来代理出售自己的房产。他于是就在英国签署了一个委托书。但是如果他直接把委托书寄到国内的话,肯定会有人怀疑这委托书是不是伪造的。为了证明自己的委托书是真实的,他把自己的委托书拿到了律师楼,当着律师的面来签字。那么这样的话,他是不是就可以直接把委托书直接寄回中国来使用了呢?仍然不行。因为别人还会怀疑:你说你是在律师面前签的字,谁能够证明你说的是真实的?更重要的是,谁能够证明你所的那个所谓的律师就真的是律师呢?

文件公证

那么这个人该如何才能够证明自己的签字是真实的,而且确实是在一个真正的律师面前签字的呢?一般情况下,这个律师需要写个证明,然后把这个人签过字的委托书和自己的证明交给英国的外交部来处理,因为英国的外交部保留有英国所有律师的姓名和他们的签字。他们只要把收到的律师的证明信和签字与自己电脑中的记录比较一下,就可以肯定当事的律师是否是真实的律师,以及签字是否是他真实的签字了。这个过程一般叫做外交部认证。

那么是不是文件在经过外交部认证之后,当事人就可以直接寄到中国来使用了呢?也是不可以,因为国内的人仍然会怀疑:你说你的文件是经过英国外交部公证的,谁能够证明?谁又能肯定这不是你自己盖上去的章印呢?

为了证明自己的清白,当事人最后还要把经过外交部公证的文件拿到中国大使馆来进行认证,因为中国大使馆保留有英国外交部工作人员的姓名和签字。他们可以肯定文件是否经过英国外交部的确认。这个程序一般叫做大使馆认证。由于中国大使馆代表中国政府,他们认证后的文件国内的机构和个人是不可以怀疑的,因此这个文件就可以在国内使用了。

从上面这个例子可以看出来,文件公证的程序实际就是英国外交部代表英国政府来确定出自英国的文件(在上面的这个例子中就是律师起草的委托书和证明信)是真实的,然后中国大使馆又证明英国外交部的证明是真实的,这样英国外交部和中国大使馆实际上就起到了桥梁的作用。相关的文件从英国运出,经过这两座桥梁就可以顺利抵达中国境内来使用了。这就是文件公证的本质和程序。

哪些文件可以公证呢?

按照英国外交部的规定,一般只有下面这些文件才可以获得公证:

● 法庭的判决书
● 结婚,出生和死亡登记处颁发的结婚证,出生纸和死亡纸
● 验尸官出具的证明
● 经律师签字的文件

因此,如果你想要公正的文件不是上面所说的头三类文件的话,你必须想方设法让律师在你的文件上签字,然后你的文件才可以获得公正。在实际操作中,律师并不是在需要公正的文件上签上字,因为这样的话有可能会对文件造成破损,而是出具一份自己的证明书,然后把需要公正的文件附录在自己的证明书后面就可以了。通过这种办法,律师可以对几乎无限制的文件进行公正,包括:

● 学生的毕业证,成绩单,专业证书等
● 委托书,授权书,遗嘱,名字更改文书
● 单身证明,工作证明,无犯罪证明
● 公司注册资料,商业合同
● 文件翻译,房产证,证明信等等

中国的文件可以在英国公证吗?

公正的一个基本原则是,文件一般应该由文件来源国的相关机构来公正。比如说,中国的文件自然是有中国的公正机关来公正最好,因为只有中国的公证机关才可以查明这些文件的真实与否;而英国这边的律师对于来自英国的文件最熟悉,公正起来也最有说服力。因此,中国的文件如果需要公证的话,您只能找中国的公证处来做。

文件公证的有效期有多长?

这要完全看所要公正文件的内容和性质。有些文件反应的是当事人在某一个阶段的婚姻,国籍或者行为状况,比如当事人的婚姻状况,工作状况,是否已经加入英籍等。这些状况随着时间的变化随时都有可能发生变化。比如一个人上周还没有结婚,这一周说不定就结婚了。一个人1个月前没有加入英籍,并不代表他(她)现在没有加入英籍。正是由于这种情况,这类公正文件的有效期一般是3个月。超过3个月,好多单位或者公司都不再接受这样的公正文件。

如果公证书所公证的内容本身是不变的话,那么这类公证书的有效期从法律上也应该是永久的。比如公证父子关系的公证书,无论到了任何时候,这种关系都是很难改变的。再比如有关出生日期的公证书,无论到了任何时间,一个人的出生日期是不会改变的。还有些公证书是针对过去的某个事实进行公证的,比如说某人在哪一天第一次结婚等。无论时间怎样变化,一个人第一次结婚的时间也不会再改变了。这类公证书的有效期一般从法律上说也是永久的。

文件公证多久可以做好?

这一般要看你使用什么样的服务。如果是一般的服务,而且您的律师可以当天做好自己的证明的话,英国外交部的认证时间一般是一周左右,然后中国大使馆的时间比较固定,就是4天的时间。这样的话基本是两周的时间。如果您使用加急服务的话,英国外交部的认证时间可以当天做好。中国大使馆的时间是三个工作日。如果您赶得巧的话,外交部的公证可以在早晨11点做好的话,您说不定当天也可以把文件送到中国大使馆去。这样的话,如果使用加急服务,您的公证基本在3-4个工作日可以做好。

最后一点需要注意的是,公证文件无论是内容还是形式,都要考虑是否可以被国内接受。否则无论公证的样式多么漂亮,公证的内容多么华丽,一切都是无用的。因此在公证之前,如果有可能的话,一定要把公证的草稿先发给国内的接收单位,问一下是否可以。如果他们有自己的版本的话,最好让他们把版本发过来,这边套用就可以了。只有这样您才会避免自己的公证文件被否决。

作者: 丽莎知道
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